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OFFICE軟件WORD的使用技巧,鹽城興元設計電腦辦公培訓

來源:上元教育   【上元教育:技能改變命運,上元成就未來】   2017-2-5 10:08:51
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    1、即時取消Word的后臺打印
    當我們剛剛編輯完一篇文檔按了打印命令后,后來又不想打印當前的文檔了,那么怎樣才能即時取消后臺打印任務呢?一般來說,大家在發出打印任務后,程序會自動將打印任務設置為后臺打印,同時在狀態欄上出現打印機圖標,打印機圖標旁邊的數字顯示的是正在打印的頁的頁碼。要想即時取消后臺打印任務的話,大家只要用鼠標雙擊打印機圖標就可以了。
 
    2、Word 2007快速切換英文大小寫
    在Word中輸入英文句子時,一般每個單詞的第一個字母都是大寫,通常的輸入方法就是輸入第一個字母時就要進行一次大小寫切換。這樣很麻煩。不妨全部輸入小寫字符,然后選中所有單詞,按一次組合鍵“Shift+F3”試試,是不是每個單詞的第一個字母都變成了大寫?再按一次試試,所有的字母都變成了大寫!再按一次,又變了小寫。原來,組合鍵Shift+F3是個英文大小寫切換鍵,充分利用這個組合鍵,以后輸入英文就方便多了。
 
    3、Word 2007 Word表格中“Shift+Alt+方向鍵”調整行序
    Word表格編輯時可以使用一些快捷鍵提高效率,比如“Shift+Alt+方向鍵”組合,非常有用,用“Shift+Alt+上(或下)方向鍵”能夠調整文檔中段落的順序,也可以調整Word表格中的行序。方法是:將插入點置于要調整行的任意一個單元格內(或行尾段落標記前),按下“Shift+Alt”鍵,然后按上下方向鍵,按“向上箭頭”鍵可使該行在表格內向上移動,按“向下箭頭”鍵可使該行向下移動。
 
    4、Word中英文字體“區分對待”
    在一篇中英文混排的Word文檔中,經常需要將文檔中的字體格式統一為諸如“中文為楷體四號字,英文為Arial UnicodeMS體”之類的具體形式,該怎樣快速而準確地完成該任務呢?好辦,以下我們以Word 2003為例說明具體操作過程:1)打開所需要的Word文檔,然后在“編輯”菜單中,單擊“全選”命令以選中整篇文檔;2)在“格式”菜單中,單擊“字體”命令;3)單擊“字體”選項卡,然后在“中文字體”框中選擇“楷體”;在“字號”框中選擇“四號”;在“西文字體”框中選擇“Arial UnicodeMS”;單擊“確定”按鈕。現在,文檔中所有英文被設置為Arial UnicodeMS體,而所有中文被設置為楷體,但中英文的字號皆被設置為四號字。
 
    5、去除來自“記事本”的自動換動符
    很多人習慣打草稿用“記事本”,然后復制到Word中進行排版編輯。但大家多將“記事本”程序設置為自動換行,而將其中的文本拷貝到Word中會出現一種奇怪的換行符號,利用Word的“查找和替換”中的“[特殊格式]—[標記](即^P)”來查找替換這些換行符往往無效。這里你可以嘗試在“查找和替換”中將“查找內容”設置為“^13”(不含雙引號),“替換為”項中不輸入任何內容,然后全部替換即可去除來自“記事本”的自動換行符。
 
    6、一鍵選中超鏈接文本
    在Word文檔中如果要想選中帶有超鏈接的文本,通常我們使用鼠標拖動的方法,但這種方法選中的效率很低,有沒有更高效的方法呢?答案是肯定的。其實只須將插入點定位到超鏈接文本的前面,然后再按下鍵盤上的Delete鍵就可以實現一鍵選定了。
 
    7、快速撤銷自動畫布
    當在Word 2007中繪制圖形或插入“文本框”時,在編輯區域總會自動彈出一個“在此處創建圖形”的繪圖畫布,如何撤銷該畫布呢?方法一:當出現畫布時,在畫布范圍之外的區域繪制圖形,畫布便自動消失;方法二:當出現畫布時,按“Ctrl+Z”組合鍵,畫布自動撤銷;方法三:單擊“[MicrosoftOffice按鈕]—[Word選項]—[高級]”,在“編輯選項”中,不選擇“插入‘自選圖形’時自動創建繪圖畫布”項,“確定”后完成設置。
 
    8、Word 2007快速分割表格
    可以把光標定位到需要分離的表格內容的最后一行,然后按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵,這樣整個表格就會被一分為二,并且兩個表格中間會自動加入一個空行,可以輸入其它內容。
 
    9、Word2007手動找回自動保存文件
    如果突然遇到停電等突發事件在Word2007怎么也找不到關機前自動保存的文件,可以在“C:\documents andsettings\<usename>\Application Data\Microsoft\Word”文件夾找找自動保存文件。平時在寫文檔的時候最好把自動保存時間設置為1分鐘,這樣可以減少很多麻煩。
 
    10、更改Word2007默認保存格式
    Word2007默認保存格式為docx,低版本的Word要想識別必須安裝兼容補丁,單擊“[MicrosoftOffice按鈕]—[Word選項]—[保存]”,在“保存文檔”中,從“將文件保存為此格式”的下拉菜單中選擇“Word97-2003文檔(*.doc)”,單擊“確定”后退出,以后所有新建文檔默認保存格式便為doc。此法同樣適用于MicrosoftOffice2007的其他組件。
 
    11、也談Word中縱向選定文本
    將光標放在需要選定的縱向文字塊的左上方,然后用左手按住Alt鍵不放,用右手將鼠標向縱向塊文字的右下方拖動,即可縱向選定文字。
 
    12、Word 2007巧用快捷鍵插入公式
    在使用Word 2007編輯文檔時,通常大家都是切換到“插入”選項卡,然后單擊“符號”組的“公式”按鈕,再進行公式編輯。其實,無論當前為何選項卡,要在文檔中插入公式時,只需要按下“Alt+=”鍵即可進行公式編輯。
 
    13、Word 2007表格倒著建
    通常大家都是先創建好表格,然后再輸入內容。但是,有時創建表格事先沒有規劃好,所以出現輸入內容時才發現行或列不夠用了或者太多了的情況。其實,你可以改變一下順序,即先輸入表格內容,只是在輸入內容時,請以空格識別“列”,以回車鍵識別“行”。然后,選中輸入的表格內容,再單擊“插入”選項卡,單擊“表格”組中的“表格”下的三角箭頭,單擊“插入表格”,則一個表格就形成了。
 
    14、Word中微調圖片位置
    在Word文件中插入圖片(文本框)后,有時候要求對它進行細微的位置調整,只需把圖片設置為四周型(緊密型),按住Ctrl鍵同時按方向鍵,即可對圖片進行上下左右微調。也可以按下“Alt+鼠標左鍵”進行微調。
 
    15、在Word表格的最后添加一行
    在表格最后添加一行,只需將光標移到表格的最后一個單元格中,按“Tab”鍵即可快速插入一行。
 
    16、快速預覽Word文檔
    我們知道在查看圖片文件時,可以選擇縮略圖模式,這樣所有圖片都可以以縮略圖的形式顯示出來,使用非常方便。在瀏覽Word文檔的時候,如果也能夠預覽其中的內容就好了,特別是在大量文檔中查看某篇文章的情況下。其實,方法還是有的,啟動Word軟件后,單擊執行“[文件]—[打開]”命令,在彈出的對話框中定位到目標文件夾,然后選定其中的某個文件,再單擊“視圖”按鈕右側的倒三角形按鈕,在彈出的菜單中選擇“預覽”選項,在下面的窗口中就會顯示文章的內容。
 
    17、Ctrl鍵配合鼠標翻頁鍵的妙用
    在Word2003/2007文檔中,按住Ctrl鍵,同時滾動鼠標的翻頁鍵(又叫鼠標中鍵),可以放大或縮小文本,頁面想多大就多大,也可以多頁打印預覽,在屏幕上顯示多頁。當頁面比較小時會在屏幕上顯示多頁,如果是一本書可清晰地看到文檔的脈絡和結構。比如,標題及級別關系,章節,錯別字。如果出錯,把光標定位在出錯處可立即修改,不用點來點去,省去不少時間,也可進行文字和圖形的插入,非常方便。
 
    18、Word表格巧調列寬
    在編輯Word表格時,大家通常都是拖動表格線來調整列寬。其實,如果在拖動表格線時,配合使用不同的按鍵,可以達到不同的目的。按住Ctrl鍵的同時拖動,表格線左邊的列寬改變,增加或減少的列寬由其右方的列共同分享或分擔,整個表格的寬度不變;按住Suift鍵的同時拖動,只改變表格線左方的列寬,其右方的列寬不變,整個表格的寬度將有變動;按住Alt鍵的同時拖動,標尺上會顯示出各列的寬度,其拖動結果與普通拖動方法相同。
 
    19、“鎖定”Word2007每次打開的默認字體大小
    用Word2007來進行文檔編輯,但是每次打開后字體默認大小都是五號,每次都還得手動去切換一下,變為常用的四號字大小,要是能打開文檔后默認的字體大小為四號就方便了,其實在文檔編輯區域空白處右擊鼠標,在彈出的快捷菜單中選擇“字體”打開字體設置窗口,設置好字體和字號大小為“四號”,然后點擊左下角“默認”按鈕,在彈出一個新對話框中單擊“是”后退出。好了,以后打開新文檔就是按照你設置的字體和字號啦,不用再去手動切換一次。
 
    20、把文字替換成圖片
    首先把圖片復制到剪貼板中,然后打開替換對話框,在“查找內容”框中輸入將被替換的文字,接著在“替換為”框中輸入“^c”(注意:輸入的一定要是半角字符,c要小寫),單擊替換即可。
 
    21、文字旋轉輕松做
    在Word中可以通過“文字方向”命令來改變文字的方向。但也可以用以下簡捷的方法來做。選中要設置的文字內容,只要把字體設置成“@字體”就行,比如“@宋體”或“@黑體”,就可使這些文字逆時針旋轉90度了。
 
    22、翻譯文字
    先要安裝好字典庫,連線上網,通過網上資源翻譯。選擇準備翻譯的文字,然后點選Word菜單欄“工具”→“信息檢索”;界面右邊將出現“信息檢索”版面。在“搜索”欄選擇“翻譯”,再在“翻譯”欄選擇“將”哪國語言“翻譯為”哪國語言,結果馬上就會顯示出來。要快速翻譯下一個詞,可以按住Alt鍵不放,然后點選生詞。
 
    23、快速顯示文檔中的圖片
    如果一篇Word文檔中有好多圖片,打開后顯示比較慢。但我們打開文檔時,快速點擊“打印預覽”按鈕,圖片就會立刻清晰的顯示出來,然后關閉打印預覽窗口,所有插入的圖片都會快速顯示出來了。
 
    24、給圖片注解文字
    選定要添加說明的圖片,單擊鼠標右鍵,在快捷功能菜單中選“題注”,以打開題注窗口;然后在“標簽”欄選擇“公式”、“表格”或“圖表”;最后在“題注”欄輸入注解文字,再點“確定”按鈕結束。此時,注解文字會自動顯示在圖片下方。注解文字可以隨時更改,如改變字體大小,或者刪除等等。
 
    25、制作水印
    Word2003具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能,而且能夠隨意設置大小、位置等等。在Word菜單欄點擊“格式”→“背景”→“水印”。在“水印”對話框中選擇“文字水印”,然后在“文字”欄選擇合適的字句,或另外輸入文字;或在“水印”對話框中選擇“圖片水印”,然后找到要作為水印圖案的圖片。最后按“確定”,水印就會出現在文字后面。
 
    26、輕松統計文檔字數
    打開Word文檔,然后依次點擊“工具-字數統計”菜單,就可以清楚的看到這篇文檔的統計信息,也可以通過打開文檔屬性窗口,接著選擇“摘要”標簽,然后點擊“高級”按鈕,這時也可以看到該文檔的詳細統計信息。但是需要統計多篇文檔的總字數,這樣一篇篇的統計,也就太慢了,效率也很低。可以先打開其中任意一篇文檔,然后依次點擊“插入-文件”菜單,然后把其它文檔全部插入進來,合并成一篇文檔,然后再點擊“字數統計”菜單項,就可以輕松的查看所有文檔的總字數了。
 
    27、一版多頁顯示
    先按“預覽打印”圖標,或點擊“文件”→“打印預覽”,Word將處于“預覽”模式;在工具欄上單擊鼠標右鍵,選擇“常用”。這時,Word的菜單欄下一排會出現“常用”工具欄。再在工具欄上右擊鼠標,選擇“自定義”,進入自定義設置狀態;現在,將“打印預覽”工具欄上的“多頁”按鈕拖到“常用”工具欄上。關閉“自定義”窗口,再關閉“預覽”模式;以后,點擊Word“常用”工具欄上的“多頁”按鈕,就可以選擇一頁顯示多少個版面了。
 
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